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Nella maggior parte delle aziende (circa il 70%) la comunicazione interna tra dipendenti avviene tramite mail o sistemi di messaggistica privata (spesso collegati a numeri di telefono personali).

Lo scambio di informazioni e documenti viene compiuta, quasi automaticamente, usufruendo di soluzioni gratuite, canali a disposizione di tutti con cui vengono veicolati dati e file, turni e dettagli sulle attività in corso, etc. Dove la comodità fa da padrone, però, si insidia un alto rischio di incorrere in problematiche che comportano elevati costi nel lungo periodo. Quali?

  • Violazione del GDPR: l’uso di piattaforme private per la trasmissione di informazioni professionali deve essere espressamente autorizzato da parte dell’azienda
  • Mancata adozione di misure organizzative e inefficienza della formazione: senza un adeguato percorso formativo all’utilizzo dei sistemi per la comunicazione, infatti, sono elevatissimi i rischi derivanti dall’errata condivisione dei contenuti (ad esempio dati sensibili e privati che, condivisi da un cellulare all’altro o su più sistemi, diventano virali)
  • Perdita di dati e contenuti: l’utilizzo di strumenti reperibili gratuitamente e ideati per un impiego privato comporta l’alto rischio di data breach e di minacce per la sicurezza aziendale

Pertanto, nonostante l’uso di sistemi di messaggistica privati, se non addirittura social, risulti apparire comodo e senza apparenti problematiche, in realtà è un aspetto che deve essere adeguatamente considerato e approfondito nella predisposizione della privacy policy come fattore di rischio.

Le aziende, credendo di risparmiare utilizzando piattaforme private e gratuite, incorrono, anzichè in benefici, in altri tipi di costi, come sanzioni da parte del garante e data breach che potrebbero anche imporre una completa revisione, con i conseguenti oneri, dell’intera politica privacy aziendale.