15 Dic
L’invio e la ricezione di innumerevoli mail comportano non solo un pesante fardello per l’impiego di tempo nel filtro e nella ricerca delle informazioni nei numerosi messaggi, ma anche per il rischio di stress che comporta per i lavoratori.
La gestione della posta elettronica non solo incide sull’ambito organizzativo, ma anche sulla produttività e la qualità del lavoro. Una semplice supposizione? No, una realtà di fatto documentata anche da studi e indagini.
Secondo una ricerca condotta dall’Università della California, infatti, l’amministrazione della casella mail è una fonte straordinaria di stress per i lavoratori.
Gloria Mark e i suoi colleghi, per avere una stima di questo impatto, hanno misurato la frequenza cardiaca e i livelli di cortisone, l’ormone dello stress a un campione di lavoratori. A una parte di costoro è stato eliminato l’uso di mail per 5 giorni, mentre la sezione restante ha continuato ad utilizzarle come di consueto: ai primi è stata rilevata una sensibile riduzione dello stress, livello poi tornato ad aumentare una volta che hanno ripreso la solita routine fatta di posta elettronica.
Ma questo non è l’unico risultato emerso durante lo studio. L’indagine ha anche sottolineato che le mail, oltre a far lavorare peggio, comportano anche una diminuzione della produttività. I lavoratori esclusi dall’utilizzo di posta hanno difatti dedicato maggior tempo alle singole attività, non essendo interessati dalle distrazioni delle mail, con una media oraria di interruzioni scesa da 37 a 18.
A confermare il rischio di stress connesso ai messaggi di posta elettronica un altro studio condotto da Adobe, che ha effettuato un’indagine su oltre mille persone, stilando una classifica delle frasi più ricorrenti da email che più generano nervosismo nei destinatari.
- Al primo posto (25% delle preferenze): “Non essendo sicuro che tu abbia letto la mia ultima email…”. Se all’apparenza queste parole possono parere innocue, in realtà possono comportare irritazione in chi le legge, che può interpretarle come “dal momento che, chissà in quali altre inutili faccende affaccendato, hai ignorato la mia ultima email al riguardo, ti scrivo di nuovo – e spera per te che sia anche l’ultima volta che lo faccio – per ricordarti di occuparti anche di cose serie: le mie”.
- Medaglia d’argento per “come da mia ultima email…” (13% dei voti).
- Terzo posto sul podio (11% degli intervistati) per “In relazione alla nostra conversazione riguardo…”, percepito come “Rispetto al contenuto della nostra ultima conversazione, mi preme farti sapere che mi sto ricordando io prima di te di ritornare sul tema”.
La criticità non risiede tanto nel mittente delle mail, quanto nelle reazioni emotive di chi le riceve, come sostenuto dal direttore delle soluzioni email di Adobe, Kristin Naragon: “Le emozioni e gli intenti sono talvolta difficili da comunicare via e-mail, quindi alcune frasi possono avere un impatto negativo sulla produttività e sull’umore dei collaboratori. Anche i progetti importanti possono essere messi a rischio se le parole usate per discutere vengono percepite come dei giudizi sul loro operato o in tono passivo aggressivo”.
L’indagine ha puntualizzato che, più delle frasi utilizzate nella corrispondenza, il fattore che davvero incide sullo stress e la produttività è la quantità eccessiva di posta elettronica che si riceve ogni giorno, una sorta di overdose da mail che provoca un vero e proprio senso di oppressione: circa il 14% degli intervistati parla di “ansia”, mentre l’8% è avverte “paura” o “colpevolezza”.
Ecco perché è consigliata l’adozione di forme di comunicazione alternative, soluzioni dedicate appositamente allo scambio professionale di informazioni. Grazie a Dimmia è possibile dire addio al fardello delle innumerevoli mail che vengono inviate e ricevute ogni giorno: il sistema di messaggistica di Libemax, infatti, crea in automatico chat dedicate alle specifiche attività lavorative, coinvolgendo solo le persone interessate e senza che venga più sprecato tempo nella ricerca dei dati negli svariati messaggi o che ci sia il rischio di perdita di informazioni e sviste.
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