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Una delle criticità maggiori all’interno delle organizzazioni aziendali è la gestione di ferie e permessi. In gran parte delle realtà la richiesta da parte dei dipendenti, infatti, avviene ancora a voce o via mail all’ufficio risorse umane o al responsabile, comportando un alto rischio di incomprensioni, dimenticanze o malumori in caso di permessi non accordati all’ultimo minuto.

“La pianificazione delle ferie per noi prima era un problema ostico. Quante volte è successo che le richieste di permessi fatti a voce o per email venissero scordate dal responsabile, che era poi costretto a rifiutare le domande per evitare che nello stesso team ci fossero troppe assenze contemporaneamente. Questo ovviamente creava malcontenti e attriti non solo tra dipendenti e amministratori, ma anche tra gli stessi collaboratori”.

Annalisa Martini – Ufficio Risorse Umane 

Come fare per evitare tale problematicità?

Innanzitutto è necessario rendere chiare le policy aziendali sulle ferie, in modo tale che siano note a tutti le regole sul numero di persone del medesimo ufficio che possono assentarsi nello stesso periodo, quali posizioni non debbano rimanere scoperte e quali siano i giorni in cui sia preferibile evitare di richiedere permessi, in base alle differenti esigenze organizzative del lavoro.

Ulteriore strumento utile a semplificare il processo è un sistema hi-tech come App Rilevazione Presenze, che consente di gestire ferie, permessi e malattia direttamente da smartphone. Il dipendente, con un semplice click, invia la propria richiesta che viene ricevuta in tempo reale dall’amministratore che, sempre in modo smart, potrà approvarla o meno, specificando in nota le motivazioni dell’eventuale diniego. Grazie, inoltre, alla funzionalità del calendario il responsabile ha la visione completa delle ferie pianificate, così da poter organizzare al meglio i team ed evitare di approvare prima e ritirare poi (spesso all’ultimo minuto) le richieste di assenza.

“L’utilizzo di una soluzione digitale come App Rilevazione Presenze ha finalmente risolto tutte le tensioni che si creavano in passato, migliorando nettamente la nostra organizzazione interna. Grazie all’integrazione con Dimmia, poi, la comunicazione con il personale è diventata ancora più chiara, semplice e trasparente

Luca Polini – Responsabile HR

L’integrazione tra le due app di Libemax, infatti, consente di evitare la perdita di tempo, informazioni e risorse tipica dello scambio di innumerevoli mail o messaggi su piattaforme private. Dal pannello web di App Rilevazione Presenze è sufficiente cliccare sull’icona di Dimmia perché sia creata in automatico una chat dedicata all’attività in questione e che coinvolge solo le persone interessate.

Il dipendente effettua una richiesta di ferie da App Rilevazione Presenze e il responsabile necessita di contattare il collaboratore per chiedergli se può pianificare la propria assenza alla settimana successiva per esigenze organizzative dell’ufficio. Basterà cliccare su Dimmia per creare una chat con il “nome della persona che ha richiesto il permesso” e iniziare la conversazione, archiviabile e sempre consultabile.

Con le nostre soluzioni digitali puoi finalmente dire basta a caos, malcontenti, incomprensioni e perdita di tempoMigliora l’organizzazione della tua azienda con l’adozione dei sistemi hi-tech integrati di Libemax!